Hòa giải thương mại (conciliation) là sự can thiệp của bên thứ ba độc lập và không thiên vị vào một cuộc tranh chấp thương mại theo yêu cầu của các bên tranh chấp làm cho quan điểm của các bên xích lại gần nhau
(Tài liệu tham khảo: Nguyễn Văn Ngọc, Từ điển Kinh tế học, Đại học Kinh tế Quốc dân)
Hòa giải thương mại là một quá trình giải quyết tranh, theo đó các bên tranh chấp sử dụng hoà giải viên (conciliator). Các hòa giải viên sẽ gặp gỡ riêng các bên cả hai bên và nỗ lực để giải quyết sự tranh chấp của họ. Họ làm điều này bằng cách giảm căng thẳng, cải thiện thông tin liên lạc, giải thích các vấn đề, khuyến khích các bên khám phá các giải pháp tiềm năng và hỗ trợ các bên trong việc tìm kiếm kết quả có thể chấp nhận lẫn nhau.
Thẩm quyền phát sinh từ sự thỏa thuận của các bên. Điều kiện cần để các bên tiến hành giải quyết thông qua các phương thức là phải có tồn tại thỏa thuận hòa giải hoặc thỏa thuận trọng tài dưới hình thức văn bản.
Các thỏa thuận thể hiện ý chí các bên đồng ý sử dụng các phương thức này để giải quyết các tranh chấp phát sinh và có thể được lập trước hoặc sau khi phát sinh tranh chấp.
Khác với cơ chế giải quyết tranh chấp tại tòa án, một trong những đặc trưng quan trọng của hai phương thức này là tính bảo mật (không công khai). Tính bảo mật sẽ giúp các bên bảo vệ được uy tín kinh doanh, các vấn đề riêng tư của mỗi bên.
Theo đó, các vấn đề tranh chấp chỉ được hòa giải viên hoặc trọng tài viên, các bên và những người có thẩm quyền của các trung tâm hòa giải thương mại, trung tâm trọng tài thương mại (nếu các bên sử dụng hòa giải hoặc trọng tài quy chế) được biết. Bên thứ ba không thể có tài liệu, thông tin về vụ tranh chấp, trừ các trường hợp được quyền thu thập thông tin theo quy định pháp luật.
Tính độc lập so với hợp đồng
Khi trong hợp đồng có tồn tại thỏa thuận hòa giải hoặc thỏa thuận trọng tài thì thỏa thuận trọng tài là thỏa thuận độc lập với hợp đồng. Do vậy, nếu hợp đồng vi phạm điều cấm của luật thì hợp đồng bị vô hiệu, nhưng không kéo theo thỏa thuận trọng tài bị vô hiệu.
Trong tình huống tương tự, thỏa thuận hòa giải sẽ bị vô hiệu theo hợp đồng.
Vai trò, thẩm quyền của bên thứ ba
Trong quá trình hòa giải, hòa giải viên sẽ giúp các bên hiểu rõ về quan điểm của bên còn lại mà không quyết định ai đúng, ai sai. Kết quả giải quyết tranh chấp luôn phụ thuộc vào các bên; hòa giải viên không có thẩm quyền áp đặt hòa giải đối với các bên.
Trong khi giải quyết tranh chấp bằng trọng tài, người ra quyết định cuối cùng là trọng tài viên. Họ chỉ ra phán quyết dựa trên quy định pháp luật và các sự việc đã xảy ra làm phát sinh tranh chấp. Các bên không thể biết trước được kết quả giải quyết tranh chấp cho đến khi nhận được phán quyết do hội đồng trọng tài ban hành.
Thủ tục giải quyết và cưỡng chế thi hành
Quy trình hòa giải do các bên thỏa thuận hoặc quy định tại các quy tắc hòa giải ở những trung tâm hòa giải do các bên lựa chọn. Tuy nhiên, quy trình thường có nhiều phiên họp giữa hòa giải viên với các bên, được gọi là các phiên hòa giải. Các phiên này có thể có sự tham gia của đầy đủ các bên hoặc chỉ là phiên họp kín giữa hòa giải viên với từng bên. Chính phiên họp kín này là “môi trường” lý tưởng cho hòa giải viên tìm hiểu rõ những “tảng băng chìm”, những vấn đề các bên chưa hiểu lẫn nhau. Đây là yếu tố quan trọng giúp hòa giải viên gợi ý các giải pháp tiếp cận vấn đề cho các bên nhằm hướng tới đạt được kết quả hòa giải thành.
Ngược lại, trong tố tụng trọng tài, các phiên họp giải quyết tranh chấp của trọng tài không bao giờ chỉ dành riêng cho một bên, mà đòi hỏi phải có mặt của cả hai bên. Trường hợp vắng mặt, tùy từng tư cách của họ, nếu là nguyên đơn thì xem như rút đơn khởi kiện; còn là bị đơn thì hội đồng trọng tài sẽ tiếp tục giải quyết vụ tranh chấp dựa trên các tài liệu, chứng cứ hiện có.
