Ký hợp đồng số: Kiểm soát rủi ro từ mỗi cú nhấp chuột, mỗi email gửi đi

Một nhấp chuột, một cái email đều gây rủi ro lớn

Giao dịch trên nền tảng số đang đi nhanh hơn khả năng quản trị của không ít doanh nghiệp. Hợp đồng điện tử, dữ liệu hệ thống, AI, Smart Contract hay Blockchain có thể rút ngắn quy trình, giảm chi phí và mở rộng thị trường. Nhưng càng phụ thuộc vào dữ liệu và hệ thống, doanh nghiệp càng phải làm rõ ai có quyền giao dịch, dữ liệu nào có giá trị, trách nhiệm thuộc về ai và lấy gì chứng minh khi tranh chấp xảy ra.

Bà Hồ Thị Quyên - Phó Giám đốc Trung tâm Xúc tiến thương mại và đầu tư TP.HCM (ITPC) nhận định, năm 2026 đánh dấu bước chuyển quan trọng khi thương mại số đi từ số hóa quy trình sang xây dựng hệ sinh thái thương mại thông minh, kết nối toàn diện. Đây là cơ hội nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu chi phí và tiếp cận khách hàng là rất lớn, nhất là với doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nhưng đi cùng cơ hội là những vấn đề về hạ tầng, năng lực công nghệ, nhân lực, gian lận, bảo vệ dữ liệu và an ninh mạng.

Quy mô của quá trình dịch chuyển này cho thấy áp lực thay đổi đã hiện hữu. Luật sư Vũ Lê Bằng - Luật sư Điều hành Công ty Luật TNHH Nishimura & Asahi Việt Nam, Trọng tài viên VIAC cho biết, doanh thu thương mại điện tử B2B toàn cầu năm 2024 đạt khoảng 28 nghìn tỷ USD trên 45 nền kinh tế. Tại Việt Nam, mục tiêu đến năm 2030 là 100% doanh nghiệp sử dụng nền tảng hợp đồng điện tử.

Song số hóa giao dịch không đồng nghĩa rủi ro tự động giảm xuống. PGS.TS. Nguyễn Xuân Minh - Phó Giám đốc Thường trực Trường Đại học Ngoại thương tại TP.HCM, Phân hiệu tại TP.HCM, Trọng tài viên VIAC cho rằng, nhiều tranh chấp không bắt nguồn từ công nghệ mà từ việc doanh nghiệp chưa có cơ chế quản trị pháp lý phù hợp. Hệ quả là khó xác định thẩm quyền, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu và chứng minh giao dịch khi tranh chấp phát sinh.

Đây chính là điểm yếu dễ bị bỏ qua trong quá trình số hóa. Một giao dịch có thể thực hiện rất nhanh nhưng tốc độ không thay thế được tính chặt chẽ về pháp lý. Một cú nhấp chuột có thể hình thành nghĩa vụ, một email có thể trở thành chứng cứ và một tài khoản được cấp quyền không đúng có thể kéo theo hậu quả tài chính.

Đặc biệt, khi giao dịch truyền thống và giao dịch số cùng tồn tại, ranh giới trách nhiệm càng phức tạp. PGS.TS. Nguyễn Xuân Minh lưu ý tự động hóa quy trình không đồng nghĩa với tự động hóa trách nhiệm. Doanh nghiệp vẫn phải xác định rõ chủ thể đứng sau thông điệp và cơ chế phân bổ trách nhiệm khi xảy ra sự cố.

Vì vậy, giảm rủi ro giao dịch số phải bắt đầu từ cách doanh nghiệp tổ chức và kiểm soát giao dịch, thay vì chờ đến khi tranh chấp xuất hiện.

Kiểm soát hành vi ngay từ đầu

Từ thực tiễn giải quyết tranh chấp, nhiều rủi ro hoàn toàn có thể được phòng ngừa từ sớm. Luật sư Châu Việt Bắc - Phó Giám đốc Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) Chi nhánh TP.HCM cho rằng, doanh nghiệp cần cẩn trọng ngay từ khâu đàm phán hợp đồng, đồng thời kiểm soát và lưu trữ dữ liệu trong suốt quá trình thực hiện. Đây không chỉ là yêu cầu kỹ thuật mà còn tạo thế chủ động nếu tranh chấp phát sinh.

Luật sư Lưu Xuân Vĩnh - Luật sư Sáng lập và Luật sư Điều hành Asia Legal, Trọng tài viên VIAC, lưu ý khi điện tử hóa toàn phần trở thành xu hướng tất yếu, doanh nghiệp phải chuẩn bị sớm hạ tầng và dự liệu rủi ro. Hợp đồng điện tử dù không quá khác biệt về thành tố cơ bản so với hợp đồng thông thường nhưng thường được xem xét kỹ hơn về hiệu lực và giá trị pháp lý. Rủi ro còn nằm ở việc dữ liệu được lưu trữ, vận hành trên không gian số và trong một số trường hợp có sự quản lý của bên thứ ba.

Điều đó cho thấy giảm rủi ro giao dịch số phải được thực hiện xuyên suốt vòng đời giao dịch. Doanh nghiệp cần xác định ai được quyền đàm phán, ai được ký, hệ thống nào được sử dụng, dữ liệu được tạo lập và lưu ở đâu, quyền truy cập được kiểm soát thế nào và chứng cứ được bảo toàn ra sao.

Ông Vũ Xuân Hưng - Trưởng phòng Pháp chế Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, Chi nhánh Khu vực TP.HCM (VCCI-HCM), chỉ ra những tranh cãi có thể xuất hiện từ thời điểm, địa điểm giao kết, thẩm quyền người ký đến sự không tương thích giữa các hệ thống, nền tảng. Doanh nghiệp không nên xem giao dịch điện tử đơn thuần là đưa giao dịch truyền thống lên môi trường số. Quá trình này phải gắn với thiết kế quy trình và phòng ngừa tranh chấp.

4 cột trụ phòng vệ được ông Vũ Xuân Hưng đề cập gồm quy chế, công cụ, lưu trữ và giải pháp tố tụng. Quy chế xác định quyền hạn và trách nhiệm. Công cụ bảo đảm giao dịch đúng quy trình. Lưu trữ giúp bảo toàn dấu vết giao dịch. Giải pháp tố tụng chuẩn bị cho tình huống bất đồng không thể giải quyết bằng thương lượng.

Trong đó, dữ liệu cần được xem như một phần của năng lực phòng vệ pháp lý. Luật sư Nguyễn Công Phú, Luật sư Thành viên LNT & Partners, Trọng tài viên VIAC, lưu ý chứng cứ điện tử không đương nhiên được công nhận. Chứng cứ sẽ được xem xét dựa trên các thuộc tính theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử và tố tụng tại Trọng tài hoặc Tòa án. Doanh nghiệp phải chú trọng từ cách dữ liệu được tạo lập, gửi, nhận đến phương án lưu trữ. Nếu đáp ứng điều kiện về giá trị chứng cứ, dữ liệu có thể trở thành căn cứ quan trọng để giải quyết tranh chấp. Nếu không, doanh nghiệp có thể phải bổ sung, xác minh hoặc giám định.

Bởi vậy, doanh nghiệp không thể đợi xảy ra tranh chấp mới đi tìm chứng cứ. Trong môi trường số, dữ liệu thất lạc, bị thay đổi hoặc không chứng minh được nguồn gốc có thể khiến lợi thế pháp lý biến mất dù doanh nghiệp cho rằng mình có lý.

Công nghệ càng tiến sâu vào hoạt động mua bán, câu hỏi quan trọng không còn là doanh nghiệp có số hóa hay không, mà là số hóa với cơ chế kiểm soát nào.

Giảm rủi ro giao dịch số vì thế không có nghĩa làm chậm chuyển đổi số. Quản trị pháp lý, kiểm soát thẩm quyền, bảo toàn dữ liệu và chuẩn bị chứng cứ chính là nền móng để doanh nghiệp đi nhanh mà không phải đánh đổi sự an toàn. Khi giao dịch có thể được xác lập chỉ trong vài giây, năng lực phòng ngừa phải được xây dựng trước khi cú nhấp chuột được thực hiện.