Không được sử dụng đồng thời 2 hình thức hóa đơn giấy và hoá đơn điện tử

- Xin ông cho biết, những quy định về hoá đơn điện tử tại các văn bản pháp luật về thuế mới ban hành có điểm gì khác và đáng chú ý so với các quy định trước đây?

Trước đây, HĐĐT theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC là loại hoá đơn điện tử do doanh nghiệp tự khởi tạo và phát hành, không theo định dạng của cơ quan Thuế (định dạng hoá đơn điện tử do các tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử tự phát triển); doanh nghiệp không phải gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan Thuế.

Còn hiện nay, hoá đơn điện tử theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 38, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC gồm 2 loại là hoá đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế và hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế. Các loại này đều theo định dạng chuẩn của cơ quan Thuế; khi sử dụng hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế thì cơ sở kinh doanh (người bán hàng) phải chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan Thuế. Tùy vào đặc điểm cơ sở kinh doanh mà có hai hình thức chuyển dữ liệu hóa đơn. Thứ nhất là chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn cùng Tờ khai thuế giá trị gia tăng. Thứ hai là chuyển ngay dữ liệu hóa đơn đến cơ quan Thuế (trường hợp chưa chuyển được ngay thì chậm nhất là trong ngày phát sinh hóa đơn cơ sở kinh doanh phải chuyển cho cơ quan Thuế).

Khi sử dụng hoá đơn điện tử, cơ sở kinh doanh chỉ làm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, không phải làm các thủ tục khác. Đối với hoá đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC thì hệ thống cấp mã của Tổng cục Thuế sẽ tự động cấp mã hóa đơn căn cứ trên thông tin do người bán lập gửi đến cơ quan Thuế.

Theo cập nhật mới nhất từ Tổng cục Thuế, đến 17h ngày 2/12/2021, đã có trên 59.000 doanh nghiệp đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử; trên 140.000 hóa đơn có mã; trên 3.400 hóa đơn không mã.Một số địa phương như Quảng Ninh, Hải Phòng có tỷ lệ doanh nghiệp đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử đạt tiến độ cao (Quảng Ninh đạt 64,1%, Hải Phòng đạt 36,8%. Riêng tỉnh Quảng Ninh đã có 3 huyện là Uông Bí, Đông Triều, Tiên Yên đã đạt tỷ lệ 70% người nộp thuế đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử).

Tổng cục Thuế thường xuyên thực hiện giao ban 3 ngày/lần với 6 địa phương để kịp thời chỉ đạo, xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện, đảm bảo đến 31/12/2021 đạt mục tiêu 70% doanh nghiệp đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử.

- Việc thay đổi cách thức quản lý hoá đơn điện tử như vậy sẽ có những thuận lợi như thế nào? Hệ thống hoá đơn điện tử sau gần một tháng vận hành có phát sinh vướng mắc gì không, thưa ông?

Việc chuyển dữ liệu hoá đơn điện tử tạo ra hệ thống cơ sở dữ liệu hóa đơn phục vụ công tác quản lý thuế, quản lý khác của Nhà nước và cho người nộp thuế. Việc này cũng sẽ giúp kê khai thuế, quản lý hoàn thuế giá trị gia tăng thuận tiện, nhanh chóng, hơn nữa cũng tạo thuận lợi khi thực hiện các thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật; kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường; các tổ chức tín dụng sử dụng thông tin hoá đơn điện tử để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng.

Hệ thống HĐĐT của Tổng cục Thuế và tại 6 tỉnh, thành phố (Hà Nội, TP. HCM, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bình Định, Phú Thọ) bước đầu vận hành rất khả quan. Mặc dù có một số vướng mắc trong giai đoạn đầu liên quan đường truyền, giải pháp phần mềm tuy nhiên cả cơ quan Thuế và các tổ chức cung cấp giải pháp, tổ chức kết nối đều đã thường xuyên nâng cấp ứng dụng, giải đáp thường xuyên thắc mắc cho doanh nghiệp đảm bảo việc lập HĐĐT để gửi đến cơ quan Thuế để cấp mã diễn ra nhanh chóng.

- Thưa ông, thực tế hiện nay khá nhiều doanh nghiệp dù đã đủ điều kiện và mong muốn sử dụng HĐĐT tuy nhiên vẫn đang tồn một lượng hóa đơn giấy đã đặt in trước đó. Vậy tại một thời điểm doanh nghiệp có được sử dụng đồng thời 2 hình thức hóa đơn giấy và hoá đơn điện tử?

Theo quy định tại Điều 15 (về đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử) của Nghị định số 123 thì kể từ thời điểm cơ quan Thuế chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng HĐĐT đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).

Như vậy, căn cứ quy định trên, trường hợp doanh nghiệp đã đăng ký chuyển sang áp dụng hoá đơn điện tử theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp phải ngừng sử dụng, phải hủy hóa đơn giấy và gửi thông báo hủy hóa đơn đến cơ quan Thuế. Theo đó, doanh nghiệp không được sử dụng đồng thời 2 hình thức hóa đơn giấy và điện tử nữa.

Xin cảm ơn ông!