Lập dự toán từ đầu là gì? Ưu điểm và nhược điểm của lập dự toán từ đầu

Lập dự toán từ đầu là gì? 

Lập dự toán từ đầu (zero - based budgeting - ZBB) là kỹ thuật của ngành kế toán quản trị. Kỹ thuật này tìm cách thường xuyên xem xét lại và sửa đổi những giả định làm cơ sở cho việc xác định các khoản chi phí của một doanh nghiệp.

Việc lập dự toán từ đầu gắn với quá trình lập kế hoạch ngân sách hàng năm từ vạch xuất phát (=0) và cho từng phòng ban, đơn vị của doanh nghiệp. Phương pháp bắt đầu bằng cách giả định ngân sách của các phòng ban, đơn vị bằng 0. Trên cơ sở giả định đó, người ta rà soát từng hoạt động của họ và các khoản chi tiêu cần thiết để thực hiện nó, sau đó cộng vào ngân sách 0 ban đầu của họ. Cách làm như vậy khác quá trình lập ngân sách truyền thống, trong đó ngân sách của các phòng ban, đơn vị được tính bằng cách cập nhật ngân sách năm trước thông qua các phương pháp tích hợp.

Mục đích của phương pháp lập dự toán từ đầu là xác định và loại bỏ các hoạt động không có hiệu quả hoặc lỗi thời trong doanh nghiệp.

(Tài liệu tham khảo: Nguyễn Văn Ngọc, Từ điển Kinh tế học, Đại học Kinh tế Quốc dân)

Ưu điểm và nhược điểm của lập dự toán từ đầu

Ưu điểm

Độ chính xác: Loại lập ngân sách này giúp các công ty xem xét mọi bộ phận để đảm bảo rằng họ đang nhận được số tiền chính xác.

Hiệu quả: Nó giúp đánh giá nhu cầu thực tế bằng cách tập trung vào các con số hiện tại thay vì ngân sách quá khứ.

Giảm chi tiêu lãng phí: Nó có thể loại bỏ chi tiêu thừa bằng cách xem xét lại các khoản chi phí không cần thiết.

Phối hợp và giao tiếp: Nó cho phép giao tiếp tốt hơn trong các phòng ban bằng cách cho phép nhân viên tham gia trong việc ra quyết định và ưu tiên ngân sách.

Nhược điểm

Quan liêu: Việc tạo ZBB trong một công ty có thể tốn rất nhiều thời gian, công sức và phân tích  mà có thể phải đòi hỏi nhân viên phụ. Điều này có thể gây ra quá trình phản tác dụng trong việc cắt giảm chi phí.

Tham nhũng: Khi sử dụng ZBB, các nhà quản lý có thể cố gắng "nghiêng" số để tạo ra các khoản chi tiêu vào các hoạt động quan trọng, do đó tạo ra một "nhu cầu" cho họ. Điều này sẽ khiến các công ty tiếp tục lãng phí tiền bạc vào những thứ họ không cần.

Giải thích "vô hình": Loại ngân sách này yêu cầu các phòng ban phải làm rõ cho ngân sách của họ, điều này có thể gặp khó khăn ở nhiều cấp độ. Các bộ phận như quảng cáo và tiếp thị phải biện minh cho các chi phí mà họ có thể hoặc không thể sử dụng trong năm tới do sự biến động của thị trường. Điều này có thể khiến họ giảm lợi nhuận trong tương lai do không thể làm rõ cho một số tiền cần thiết nhất định.

Thời gian quản lý: ZBB có chi phí về thời gian và đào tạo thêm cho người quản lý. Điều này có nghĩa là thêm thời gian mỗi năm để thực hiện ngân sách, điều chỉnh và nhận được đào tạo phù hợp để hiểu cách thực hiện ZBB.

Thời gian đáp ứng chậm hơn: Do số lượng thời gian và đào tạo là cần thiết để thực hiện ZBB, nhân viên quản lý có thể ít có khả năng sửa đổi ngân sách để ứng phó với thị trường thay đổi. Điều này có nghĩa là sẽ mất nhiều thời gian hơn để một công ty chuyển tiền vào các phòng ban cần nhiều nhất vào thời điểm đó. ZBB có khả năng có thể để lại những khoảng trống trong một công ty bởi vì ngân sách có thể không phản ứng với nhu cầu đột ngột của các phòng ban.