Chi lương từ 5 triệu phải chuyển khoản: 'DN thêm gánh nặng, đối mặt rủi ro thuế'

Chính phủ ban hành nghị định 320 quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, có hiệu lực ngay từ ngày ký ban hành (15/12/2025).

Theo đó, Nghị định 320/2025/NĐ-CP đề cập một trong những điều kiện để khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp như sau: "Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên".

Trong những ngày qua, vấn đề chi lương, thưởng trên 5 triệu đồng bằng tiền mặt có được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp hay không đang là chủ đề nóng trên nhiều diễn đàn kế toán, thuế những ngày gần đây. Về vấn đề này, Tạp chí Đầu tư Tài chính có cuộc trò chuyện với bà Lê Yến - Chủ tịch HĐQT, kiêm Tổng Giám đốc Công ty TNHH Tư vấn thuế Hà Nội (HanoiTax).

- Gần đây, quy định về việc chi lương, thưởng trên 5 triệu đồng bằng tiền mặt có thể không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN đang gây nhiều tranh luận. Dưới góc độ pháp lý, quy định này đang được hiểu và áp dụng như thế nào?

Bà Lê Yến: Căn cứ vào khoản 1 Điều 9 và khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, số 67/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/10/2025, và Điều 9, Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết, thì:

Doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện: Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật; Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.

Đối với chi phí tiền lương, tiền thưởng cho người lao động, nếu chi trả bằng tiền mặt cho khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên/lần thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ. Nếu không đáp ứng điều kiện này, khoản chi sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

- Nếu áp dụng, quy định này sẽ tác động ra sao đến doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt là các doanh nghiệp ở khu vực nông thôn, vùng sâu vùng xa – nơi thanh toán tiền mặt vẫn còn phổ biến?

Bà Lê Yến: Quy định này đang được hiểu và áp dụng khá chặt chẽ, thậm chí là cứng nhắc, đặc biệt trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế. Nhiều doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp ở vùng sâu, vùng xa gặp khó khăn do thói quen trả lương, thưởng bằng tiền mặt vẫn phổ biến, trong khi việc mở tài khoản ngân hàng cho toàn bộ lao động chưa thực sự thuận tiện.

Nếu áp dụng cứng nhắc, nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt ở khu vực nông thôn, sẽ không được tính chi phí lương, thưởng vào chi phí được trừ, làm tăng số thuế TNDN phải nộp, ảnh hưởng đến lợi nhuận và khả năng cạnh tranh.

Có nguy cơ doanh nghiệp chia nhỏ khoản chi dưới 5 triệu đồng/lần hoặc phát sinh các hình thức thanh toán không chính thức để hợp thức hóa chi phí, làm tăng chi phí tuân thủ, rủi ro bị xử phạt nếu bị phát hiện.

- Quy định này có thể tạo ra những rủi ro pháp lý hoặc chi phí tuân thủ nào cho doanh nghiệp, nhất là trong trường hợp doanh nghiệp đã chi trả thực tế nhưng không đáp ứng đúng hình thức thanh toán theo yêu cầu, thưa bà?

Bà Lê Yến: Thực ra, việc gắn điều kiện hình thức chi trả (chuyển khoản hay tiền mặt) với quyền được khấu trừ chi phí thuế thể hiện tư duy quản lý thuế theo dòng tiền, nhằm minh bạch hóa các giao dịch, chống thất thu thuế, hạn chế giao dịch không chính thức.

Tuy nhiên, điều này cũng tạo ra rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp: Nếu đã chi trả thực tế nhưng không đáp ứng đúng hình thức thanh toán (không chuyển khoản, không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt), doanh nghiệp sẽ bị loại chi phí khi quyết toán thuế, có thể bị truy thu thuế và xử phạt.

Ở góc độ người lao động việc buộc doanh nghiệp chuyển sang trả lương, thưởng qua ngân hàng có thể gây khó khăn cho lao động phổ thông, thời vụ, người chưa có tài khoản ngân hàng, đặc biệt ở vùng sâu, vùng xa. Việc mở tài khoản, duy trì tài khoản, rút tiền có thể phát sinh chi phí, bất tiện cho người lao động.

- Theo bà, để chính sách đạt mục tiêu minh bạch mà không gây áp lực quá lớn cho doanh nghiệp, cơ quan quản lý cần có những hướng dẫn rõ ràng hoặc cơ chế chuyển tiếp như thế nào?

Bà Lê Yến: Cơ quan quản lý cần có hướng dẫn rõ ràng, chi tiết về các trường hợp ngoại lệ (ví dụ: vùng sâu, vùng xa chưa có dịch vụ ngân hàng, người lao động không có tài khoản…), có thể cho phép doanh nghiệp chứng minh việc chi trả thực tế bằng các chứng từ khác (bảng lương, ký nhận, xác nhận của chính quyền địa phương…) để được tính chi phí hợp lý.

Nên có cơ chế chuyển tiếp, hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp ở vùng khó khăn trong một thời gian nhất định để thích nghi với quy định mới.

- Từ góc độ tư vấn pháp lý, bà có khuyến nghị gì cho doanh nghiệp trong giai đoạn hiện nay để vừa tuân thủ đúng quy định, vừa hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế TNDN liên quan đến chi phí tiền lương, tiền thưởng?

Bà Lê Yến: Doanh nghiệp nên rà soát lại toàn bộ quy trình chi trả lương, thưởng, đảm bảo các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên/lần phải thực hiện chuyển khoản, lưu giữ đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Đối với các trường hợp đặc biệt (lao động không có tài khoản, vùng chưa có dịch vụ ngân hàng), nên chủ động liên hệ với cơ quan thuế để được hướng dẫn cụ thể, tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

Không nên chia nhỏ khoản chi hoặc thực hiện các hình thức thanh toán không chính thức để “lách luật”, vì rủi ro bị phát hiện và xử phạt là rất lớn.

Chủ động tuyên truyền, hỗ trợ người lao động mở tài khoản ngân hàng, phối hợp với ngân hàng để giảm chi phí mở, duy trì tài khoản cho người lao động.

Trân trọng cảm ơn bà!