Vận hành số: 'Lời giải' giúp doanh nghiệp vượt 'bão' Covid-19

Lời giải hiệu quả cho quản trị doanh nghiệp trong thời đại số

Đứng trước đại dịch, những thách thức và tốc độ thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh làm bộc lộ ra những điểm hạn chế, tồn đọng của phương thức vận hành truyền thống. Doanh nghiệp, không còn cách nào khác, phải thay đổi để đảm bảo sự tồn tại và sống còn của cả bộ máy, dịch chuyển về những khu vực tạo ra lợi nhuận và làm mọi phương thức nhằm ổn định và cắt giảm chi phí.

Thế nhưng, bài toán ngắn hạn có thể được giải quyết bằng những phương pháp tức thời, mang tính “be bờ đắp đập”, trong khi bài toán dài hạn vẫn còn bỏ ngỏ, khó trả lời.

Làm thế nào để doanh nghiệp sống sót vượt qua mọi khủng hoảng không chỉ ở thời điểm hiện tại mà còn trong tương lai? Làm thế nào để tạo được bước đột phá trong quá trình vận hành, kinh doanh, đưa tên tuổi doanh nghiệp thành công và thịnh vượng?

Câu trả lời mà mỗi doanh nghiệp cần không đến từ bên ngoài, mà đến từ nội tại doanh nghiệp. Đã đến lúc mỗi doanh nghiệp cần lên chiến lược để xây dựng cho mình một mô hình mới, tinh gọn, linh hoạt hơn, sẵn sàng nắm bắt và dẫn dắt thay đổi để tạo ra lợi nhuận mạnh mẽ hơn bao giờ hết.

Theo các chuyên gia của đơn vị tư vấn chiến lược McKinsey, các tổ chức vận hành linh hoạt có thể nhanh chóng điều hướng tổng lực từ hoạt động sản xuất kinh doanh thường ngày sang mô hình “thời chiến” để bắt kịp xu hướng thị trường, chống chọi với bất ổn do đại dịch.

Nhiều người quan niệm, doanh nghiệp linh hoạt, phát triển nhanh sẽ tồn tại nhiều bất ổn. Trong khi thực tế chứng minh rằng, một doanh nghiệp kiểu mới, không phải là một cỗ máy mà là một thực thể với hệ “xương sống” mạnh mẽ, có thể kết hợp cả hai mục tiêu: ổn định và linh hoạt.

Hệ xương sống này gắn kết sự ổn định về cấu trúc – là các quy trình vận hành doanh nghiệp – với sự vững chắc văn hóa – khi tất cả mọi thành viên cùng gắn bó vì một mục tiêu, định hướng, giá trị chung.

Mặt khác, mô hình này cũng góp phần làm tăng tính mềm dẻo của doanh nghiệp, giúp tổ chức nhanh nhạy phản ứng với các thay đổi liên tục bằng cách đưa ra những thay đổi linh hoạt về chiến lược cũng như thành lập các nhóm phản ứng tức thời.

Có năm thành tố mà doanh nghiệp cần chú trọng để linh hoạt hóa vận hành, đó là thay đổi tư duy chiến lược; tái cấu trúc doanh nghiệp theo mô hình hướng tâm; tối ưu hóa quy trình; nâng cao hiệu suất nguồn nhân lực; và đầu tư vào công nghệ. Trong đó, số hoá vận hành chính là bước đi chiến lược đầu tiên và thông minh để doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh khác biệt, tinh gọn và tối ưu bộ máy vận hành vốn có.

Bài toán sống còn của doanh nghiệp thời hiện đại

Với việc đầu tư đồng bộ, vững chắc cho công nghệ, doanh nghiệp có thể nhanh chóng tăng tốc việc tái cấu trúc, tối ưu được năng suất, giảm chi phí và thời gian.

Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, từ đó cắt giảm đến 60% chi phí, tiết kiệm 30-70%, thậm chí lên tới 90% thời gian ở một số quy trình so với trước khi số hoá. Đây cũng là yếu tố giúp doanh nghiệp sẵn sàng thích nghi với cơn sóng mới của khủng hoảng cũng như nắm chắc cơ hội phục hồi, bứt phá sau dịch.

Nắm bắt được nhu cầu thực tế của các doanh nghiệp trong nước, chuỗi hội thảo “Từ sống sót đến thịnh vượng” đã được FPT tổ chức với sự tham gia của gần 1.000 lãnh đạo các doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, thương mại, bất động sản, tài chính - ngân hàng..., với hàng trăm câu hỏi, thắc mắc được đặt ra.

Từ những ví dụ trực quan mang tính thực tiễn, các chuyên gia của FPT trình bày tại hội thảo đã giúp các doanh nghiệp có được cái nhìn từ tổng quan đến chi tiết mô hình vận hành số.

Chuỗi hội thảo “Từ sống sót đến thịnh vượng” đã được FPT tổ chức.

Bộ công cụ 16 giải pháp hỗ trợ mang tính thực tiễn cao đã được các chuyên gia của FPT giới thiệu với nhiều doanh nghiệp tham gia hội thảo. Các giải pháp này đều được nghiên cứu, phát triển dựa trên chính những vấn đề còn tồn tại trong hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế của các doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực và những xu hướng công nghệ mới như AI, Blockchain, Cloud, IoT, RPA.

Để giúp doanh nghiệp sống sót, một trong những vấn đề quan trọng nhất là giảm thiểu tác động và nguy cơ của rủi ro, đồng thời gia tăng tính thanh khoản. Có như vậy, doanh nghiệp mới đủ nguồn lực và vật lực để vượt qua thời gian khó khăn hay những biến động khó lường phía trước. Công nghệ có thể giúp doanh nghiệp giải quyết và cải thiện vấn đề này với những giải pháp như: FPT.eInvoice, akaChain, FPT.eContract, FPT.ePurchase…

Đơn cử như với sản phẩm FPT.eInvoice, chỉ tính từ tháng 10/2019 đến nay, khi sử dụng sản phẩm hóa đơn điện tử, Toyota Việt Nam đã tiết kiệm được hàng trăm triệu đồng tương đương 70% chi phí in hóa đơn. Hoặc như với sản phẩm FPT.eContract, hiện có khoảng 5.000 hợp đồng giữa Trung tâm chuyển giao công nghệ và Hỗ trợ kỹ thuật, Cục Tin học và thống kê Tài chính (Bộ Tài chính) và các đơn vị hành chính trên toàn quốc sẽ được chuyển đổi hoàn toàn từ hợp đồng truyền thống sang hình thức hợp đồng điện tử.

Hỗ trợ kết nối, đảm bảo kinh doanh liên tục

Covid-19 đã gây ra tình trạng gián đoạn trong chuỗi cung ứng, hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần ưu tiên tìm kiếm giải pháp công nghệ để đảm bảo kết nối xuyên suốt, liền mạch và tối ưu được hiệu suất, thời gian một cách thông minh.

Hiện tại với khả năng tự động hoá cao như RPA (Robotic Process Automation) có thể tạo ra những “nhân sự ảo”, tự động thực hiện các tác vụ có tính chất lặp đi lặp lại trong nhiều mảng nghiệp vụ của doanh nghiệp từ nhân sự, tài chính, bán hàng đến CNTT…với độ chính xác cao đảm bảo duy trì hoạt động ổn định cho doanh nghiệp.

Câu chuyện akaBot đã hỗ trợ một ngân hàng quốc tế là một ví dụ điển hình. Với 500 chi nhánh tại 38 quốc gia trên thế giới, ngân hàng này trung bình phải xử lý 1.000 giao dịch thanh toán mỗi ngày. akaBot đã giúp ngân hàng này giảm 40% nguồn nhân lực, rút ngắn thời gian thực hiện giao dịch từ 10 phút xuống còn 2 phút, tăng độ chính xác lên 90%.

Thích nghi nhanh, tăng hiệu suất làm việc trong bối cảnh bình thường mới

Giãn cách xã hội khiến các phương thức làm việc, kết nối và giao tiếp thông thường trở nên kém hiệu quả. Để thích nghi và tăng hiệu suất, doanh nghiệp cần nhanh chóng hành động và tìm kiếm những phương thức thông minh nhất.

Ví dụ như với FPT SPro khi được triển khai tại một doanh nghiệp có quy mô hơn 3.000 nhân viên hoạt động tại nhiều chi nhánh, FPT SPro đã giúp giải quyết hơn 120.000 đầu việc với thời gian hoàn thành đúng hạn lên đến 85%, chuẩn hóa các dịch vụ nội bộ, giảm thời gian thực hiện thanh toán đến 7 ngày so với phương pháp truyền thống.

Phục hồi nhu cầu tiêu dùng

Covid -19 đã tạo ra những thói quen, những nhu cầu mới cho khách hàng. Tuy nhiên tình hình khó khăn chung cũng ảnh hưởng phần nào đến mức độ và tốc độ tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ. Trong điều kiện mới, doanh nghiệp cần nắm bắt được nhu cầu thị hiếu khách hàng mới có thể tạo ra lợi nhuận.

Bằng việc áp dụng các giải pháp công nghệ, doanh nghiệp có thể quản trị và xây dựng kết nối với khách hàng ở một chiều sâu khác biệt, từ đó nhanh chóng thay đổi, kích thích nhu cầu mua sắm và gia tăng lợi nhuận. Giải pháp tham khảo được các chuyên gia FPT gửi đến doanh nghiệp bao gồm các sản phẩm như: FPT DMP, FPT.AI, Omni Channel Cloud Contact Center, akaChain, Churn prediction, akaCoola.

Ví dụ cụ thể có thể kể đến là câu chuyện thành công của SHB Finance trong quá trình tư vấn khách hàng thời dịch bệnh nhờ chatbot. “Nhân viên ảo” của SHB Finance này có thể tự động tiếp nhận và xử lý hàng chục nghìn yêu cầu từ thẩm định và đăng ký vay tiêu dùng, tư vấn các gói sản phẩm tài chính cá nhân, cho tới giải đáp thắc mắc về khoản vay của khách hàng.

Tỷ lệ hoàn thành việc trả lời khách hàng của "nhân viên ảo" đạt đến hơn 90%. Trong 03 tháng đầu triển khai, chatbot mang lại hơn 10% trên tổng số lượng lead (lượng khách hàng) đến từ kênh Digital Marketing.