Tỷ phú Jeff Bezos: Cuộc họp hoàn hảo phải đáp ứng quy tắc ‘hai chiếc pizza’

Tỷ phú Jeff Bezos cho biết ông không phải là người thích trình chiếu tài liệu và thuyết trình trong các cuộc họp.

Ông chủ Amazon có một phương pháp rất cụ thể để điều hành các cuộc họp của mình và đảm bảo các cuộc họp phải được bắt đầu sau nhiều ngày chuẩn bị. Chia sẻ với chuyên gia podcast, tỷ phú Jeff Bezos cho biết: “Tôi thích một bản tài liệu chi tiết, rõ ràng và một cuộc họp hỗn loạn, lộn xộn”.

Giải thích kỹ hơn về điều này, vị tỷ phú cho hay các nhân viên mới tại Amazon và đơn vị sản xuất tên lửa Blue Origin sẽ rất bất ngờ khi được làm quen với một văn hoá họp kỳ lạ nhất mà họ từng biết.

Đầu tiên, mỗi thành viên tham dự họp phải im lặng nghiên cứu một bản dự thảo dài ít nhất 6 trang giấy trong 30 phút, sau đó là phải cùng nhau thảo luận.

Theo tỷ phú Bezos, khác với các bản trình chiếu làm từ PowerPoint, thứ mà ông cho là dễ tạo nhưng lại khiến người nghe dễ chán và khó hiểu đầy đủ, các bản ghi nhớ mà mỗi cá nhân tự đọc, tự ngộ ra đòi hỏi nhiều thời gian và công sức hơn.

Điều này đồng nghĩa với việc một nhân viên có thể phải dành đến hàng tuần liên tiếp tập trung soạn ra một bản dự thảo dài hơn 6 trang giấy, chỉ cho một cuộc họp. Tuy nhiên, nó sẽ đem lại hiệu quả đáng ngạc nhiên nếu được thực hiện đúng.

Sau khoảng thời gian tự đọc hiểu, người tham gia họp sẽ nắm được vấn đề, giúp họ đặt ra những câu hỏi thực sự hữu ích trong phiên thảo luận, thay vì “che giấu sự thiếu tập trung bằng những suy nghĩ cẩu thả được thể hiện qua vài gạch đầu dòng”, nhà đồng sáng lập Amazon nhận định.

Với nỗ lực khuyến khích nhân sự mạnh dạn nói ra những điều mình nghĩ nhiều hơn tại nơi làm việc, ông Bezos khuyên nhân viên của mình tránh thoả hiệp mà phải đấu tranh cho những thắc mắc, câu hỏi của bản thân cho đến khi nó được giải đáp.

“Trong công việc, tồi tệ nhất là thỏa hiệp và dễ dàng hài lòng”, tỷ phú Bezos cho hay. Theo ông, điều này sẽ khiến công ty khó phát triển xa hơn.

Đặc biệt, có một quy tắc được tỷ phú Bezos nhấn mạnh bên cạnh việc thỏa hiệp mang tên “quy tắc 2 chiếc bánh pizza”. Toàn bộ các cuộc họp công việc trước đây của ông Bezos đều được áp dụng theo quy tắc này, nghĩa là: nếu 2 chiếc pizza không đủ cho cả nhóm ăn, đồng nghĩa với việc đang có quá nhiều người trong cuộc họp.

Bezos khẳng định “quy tắc 2 chiếc pizza” ra đời nhằm mục đích tăng hiệu quả cuộc họp và tránh tư duy tập thể.

Đây không phải là lần đầu tiên vị tỷ phú đưa ra một quy tắc độc lạ dành cho nhân viên của mình. Khi còn nắm quyền tại Amazon, Bezos từng lan tỏa triết lý “ngày thứ nhất” đến toàn bộ lao động trong công ty, nhằm khuyến khích nhân viên hoạt động năng suất như những ngày đầu tiên công ty mới thành lập.

Quy tắc “ngày thứ nhất” của cựu CEO Amazon là luôn luôn vận hành doanh nghiệp như một startup trong ngày đầu tiên. Để có thể làm điều này, Jeff Bezos yêu cầu nhân viên của mình tuân thủ 4 quy định lần lượt là: luôn tập trung vào khách hàng; tập trung vào kết quả hơn là quy trình; đón nhận các xu hướng bên ngoài và đưa ra quyết định thật nhanh.