'Chuyển đổi số là hướng đi tất yếu của doanh nghiệp nếu muốn tồn tại trong 10 năm tới'

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số là quá trình sử dụng công nghệ số trong các quy trình kinh doanh mới, hoặc sửa đổi các quy trình kinh doanh cũ, thay đổi văn hóa làm việc, nâng cao trải nghiệm khách hàng để đáp ứng yêu cầu của kinh doanh và thay đổi của thị trường, giảm chi phí vận hành, đem lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp.

Cần nhấn mạnh, chuyển đổi số là sự chuyển đổi từ phương thức làm việc truyền thống sang dùng kỹ thuật số để tiết kiệm thời gian và kinh phí, chứ không phải là số hóa những tài liệu giấy tờ đã có dưới dạng PDF hay ảnh rồi lưu trữ vào máy tính.

Tuy nhiên, trên thực tế, một số doanh nghiệp lại nghĩ chuyển đổi số là số hóa, bằng cách quyét các thông tin từ các văn bản giấy, lưu các tập tin dưới dạng khác nhau như ảnh hay PDF trên máy tính chủ, hay dùng chữ ký điện tử là đã số hóa xong quy trình báo cáo của mình, và các sếp vẫn tích cực ký trên các văn bản giấy. Một số doanh nghiệp khác dùng hệ thống báo cáo Netezza hay Oracle nhưng cứ nghĩ mình đã có nền tảng Dữ liệu lớn để khai thác hành vi của khách hàng và không cần đầu tư gì nữa.

Ví dụ, khách hàng của một ngân hàng phải mất thời gian điền tên họ, tài khoản, số tiền… vào mẫu giấy chuyển tiền, ký tên, rồi nhân viên ngân hàng vẫn phải điền thông tin vào máy tính, ký, rồi quét cái tờ khai và chứng minh nhân dân để lưu trữ, mất 30 phút của khách hàng và nhân viên ngân hàng, chưa kể lỗi do viết tay và gõ phím, đó là cách làm việc truyền thống.

Trong khi khách hàng của công ty viễn thông muốn thay đổi gói cước từ 3G lên 4G, ở văn phòng đại diện, chỉ cần điền mã số khách hàng trên iPad thì tất cả mọi thông tin khách hàng hiện ra, tự chọn gói cước 4G, sau khi kiểm tra, khách hàng ký tên trên iPad, tất cả thông tin tự động lưu về hệ thống Chăm sóc khách hàng và gửi ngay tin nhắn và email thông báo gói cước của khách hàng đã thay đổi, hướng dẫn khởi động lại điện thoại và đặt câu hỏi về thái độ phục vụ của nhân viên, mất 1 phút của khách hàng và 10 giây của nhân viên chăm sóc khách hàng, thay vì phải điền, ký, kiểm tra, quét và lưu, đó là chuyển đổi số.

Chuyển đổi số xuất hiện từ khi nào?

Có ý kiến cho rằng, sự bùng nổ chuyển đối số bắt đầu từ 2013, khi doanh thu của các cửa hàng bán lẻ ở Mỹ, nhân dịp giáng sinh và tết dương lịch giảm xuống 50% và doanh thu mua bán trực tuyến qua Internet tăng 81% so với 3 năm trước đó. Thực ra, chuyển số đổi đã xảy ra trước, như mọi người không viết thư trên giấy mà nhắn tin, gửi thư điện tử qua điện thoại hay Internet, khiến bưu điện truyền thống gần như phá sản.

Sony Wakman thống trị trên thị trường nghe nhạc từ năm 1979, rồi ngủ quên chiến thắng và đến năm 2010 phải thôi sản xuất khi các thiết bị số ra đời như iPod, iPhone và Samsung smartphone… Và cái tên Sony cứ mờ dần đi.

Năm 1998, Amazon giới thiệu hệ thống thương mại điện tử - bán sách trực tuyến, làm các nhà máy in sách gần như phá sản. Báo giấy thay dần bằng báo chí điện tử khi khi máy tính bảng ra đời và nhiều người đọc tin tức trực tuyến nhiều hơn.

Netflix không có hạ tầng viễn thông nhưng phát triển thành công dịch vụ xem phim theo yêu cầu khắp thế giới. Từ một công ty dẫn đầu về viễn thông với nhiều chi nhánh ở 12 nước châu Âu và 6 nước châu Mỹ, Liberty Global chỉ còn vận hành ở 4 nước vì không nghĩ rằng Netflix với phần mềm qua Internet có thể chiếm được một lượng khách hàng xem phim khổng lồ.

Booking.com ở Hà Lan có thể quyết định giá khách sạn ở Venice, London, Paris, Phú Quốc... Mỗi ngày, hơn 1.550.000 phòng được đặt trước trên Booking, trang web hoạt động với 43 ngôn ngữ, có 28 triệu danh sách gồm 148.000 điểm đến tại 228 quốc gia và các vùng lãnh thổ.

Chuyển đổi số là quá trình sử dụng công nghệ số trong các quy trình kinh doanh mới

Tháng 6/2017, Vinasun Taxi đòi Grab bồi thường 4,8 tỷ đồng vì những thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp nhưng cuối cùng thua kiện. Grab, với phần mềm nhỏ trên điện thoại thông minh, đã chiếm được phần lớn thị trường taxi công nghệ ở Việt Nam và tạo ra sân chơi công bằng hơn cho các tài xế.

Vậy chuyện gì đã xảy ra? Nhờ các sản phẩm số quanh ta như điện thoại thông minh, máy bay không người lái, xe tự hành, các thiết bị IoT, điện toán đám mây, Facebook, Google, 4G rồi 5G..., số người kết nối Internet nhiều hơn, các phần mềm miễn phí nhiều hơn, vận tốc truyền dữ liệu nhanh gấp nhiều lần sau mỗi năm và lượng dữ liệu khổng lồ được thu thập từ người dùng và các thiết bị IoT.

Apple, Amazon, Netflix, Booking, Grab ... thành công bởi họ nắm bắt được các công nghệ số đang là xu hướng của thời đại và biết vận dụng sáng tạo vào việc kinh doanh của mình.

Chuyển đổi số được đưa vào ở hầu hết các công ty lớn như KPN, KLM, ABN-AMRO bank, Vodafone-Ziggo, Heineken... Tuy vậy, ở một số công ty, sự thay đổi rất chậm do sức ì quá lớn, chiến lược mơ hồ, không biết phải làm gì để đạt được mục đích, mối quan hệ giữa phòng kinh doanh và kỹ thuật vẫn không được cải thiện. 

Chuyển đổi số là hướng đi tất yếu của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp cần suy nghĩ vai trò của công nghệ thông tin thế nào, đã phục vụ tốt các giá trị cốt lõi của mình chưa, đã dễ thay đổi nhanh theo yêu cầu kinh doanh chưa, nên sử dụng phần mềm nào quản lý các quy trình, tài liệu, bảo mật và xác thực người dùng trực tuyến, giảm chi phí phát triển các chức năng mới và các thay đổi không ảnh hưởng đến chức năng kinh doanh hiện tại, có nên dùng nền tảng điện toán đám mây hay không?...

Đã lưu trữ và thu thập thông tin khách hàng hay đối thủ tốt chưa và có nên lưu trữ trên nền tảng dữ liệu lớn hay không; cách tổ chức công nghệ thông tin và kinh doanh đã hiệu quả chưa hay vẫn theo chiều dọc tách biệt nhau; Cách quản lý nhân sự theo phòng ban hay theo nhóm, tổ chức các dự án theo phương pháp Waterfall – Thác đổ Prince 2, PMI… hay Agile, linh hoạt như Safe, Less, Dad…

Làm sao có thể tạo ra sân chơi công bằng, phát huy sự sáng tạo của mọi thành viên trong doanh nghiệp để đổi mới sản phẩm hay dịch vụ theo ý thích của khách hàng và làm sao trong thời gian ngắn nhất có thể đưa sản phẩm mới ra thị trường?

Cách phục vụ khách hàng, có phải khách hàng là trung tâm không, làm sao giữ chân khách hàng, biết khách hàng thích sản phẩm nào, dịch vụ nào chưa tốt, đã biết gì về các đối thủ, đã biết sử dụng và phân tích các hành vi của khách hàng từ các mạng xã hội dựa trên nền tảng dự liệu lớn hay chưa...?

Về vai trò của nhà nước, việc hoàn thiện khung pháp lý cũng là vô cùng quan trọng trong quản lý. Câu hỏi đặt ra là đảm bảo cho chất lượng sản phẩm, giải quyết tranh chấp bảo hành hay vận chuyển hàng hóa, bí mật thông tin khách hàng được đảm bảo bởi các doanh nghiệp trong và ngoài nước, giải pháp thanh toán điện tử thông qua trực tuyến vẫn rất khó khăn, chưa thuyết phục được người dùng vì độ an toàn bảo mật của các giải pháp công nghệ thông tin và nữa là nhà nước thu thuế ra sao nếu các thanh toán đều bằng tiền mặt?

Nhà nước cần thẩm định các giải pháp thanh toán trực tuyến đã có, chọn ra một giải pháp tốt, đảm bảo cho người dùng, thúc đẩy nhận thức hơn nữa về phát triển các hệ thống thương mại điện tử và dịch vụ trực tuyến trên nền tảng điện toán đám mây.

Hiện các cơ quan vẫn lưu văn bản và tài liệu, vừa trên máy tính và trên giấy, lãng phí và ảnh hưởng đến môi trường, cần thay đổi thành văn phòng không giấy. Đó là việc chuyển đổi ý nghĩa, có thể làm được ngay trong thời gian ngắn và tiết kiệm nhiều tỷ đồng.

Chuyển đổi số là thách thức nhưng là hướng đi tất yếu của các doanh nghiệp muốn tồn tại trong 10 năm tới.