Phạt đến 80 triệu đồng vì không lập hóa đơn: Doanh nghiệp nên làm gì?

Mới đây, Chính phủ ban hành Nghị định số 310/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn; có hiệu lực từ ngày 16-1-2025.

Phạt lũy tiến theo số lượng vi phạm

Quy định mới thay đổi hoàn toàn bản chất xử phạt là chuyển từ phạt theo hành vi sang phạt lũy tiến theo số lượng vi phạm. Một số thay đổi quan trọng liên quan đến xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cụ thể hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng bị phạt đến 80 triệu đồng.

Theo đó, không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định dưới 10 số hóa đơn thì bị xử phạt từ 1-10 triệu đồng. Trường hợp không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 10 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn thì bị xử phạt từ 10-50 triệu đồng.

Phạt tiền từ 60-80 triệu đồng trong trường hợp không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đối với 50 số hóa đơn trở lên.

Trong khi đó, theo Nghị định 125/2020, hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định chỉ bị phạt tối đa 20 triệu đồng và không phân chia mức phạt chi tiết theo số lượng hóa đơn.

Như vậy, theo quy định hiện hành, một cửa hàng bán 1.000 đơn hàng nhưng không xuất hóa đơn. Khi bị kiểm tra, họ chỉ bị phạt tối đa 20 triệu đồng cho hành vi "không lập hóa đơn". Mức phạt này đôi khi thấp hơn nhiều so với số tiền thuế họ đã trốn được, dẫn đến tâm lý "nhờn luật".

Tuy nhiên, từ ngày 16-1-2026, vẫn cửa hàng đó, nếu cơ quan thuế đếm ra được họ bỏ sót không xuất hóa đơn cho 50 giao dịch trở lên (một con số rất nhỏ với các ngành bán lẻ), mức phạt lập tức nhảy vọt lên khung 60 - 80 triệu đồng.

Sự thay đổi này đánh rất mạnh vào các mô hình kinh doanh bán lẻ, F&B (nhà hàng, quán ăn), hoặc thương mại điện tử - nơi phát sinh nhiều giao dịch nhỏ lẻ trong ngày.

Thuế truy vết dữ liệu: Không xuất hóa đơn khó “lọt lưới”

Ở góc độ quản lý nhà nước, ThS Nguyễn Thị Thương, giảng viên khoa Luật Thương mại - Trường Đại học Luật TP. HCM, cho rằng việc kiểm tra, phát hiện hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hiện nay không còn dựa chủ yếu vào kiểm tra thủ công mà được thực hiện đồng thời bằng nhiều nghiệp vụ quản lý thuế, trên nền tảng ứng dụng công nghệ và dữ liệu lớn.

Cơ quan thuế sử dụng hệ thống phần mềm quản lý thuế để đối chiếu tự động dữ liệu bán hàng từ máy tính tiền, máy quét mã vạch, phần mềm quản lý bán lẻ, hệ thống quản lý đơn hàng của người nộp thuế với dữ liệu hóa đơn điện tử trên hệ thống thuế. Song song đó là việc khai thác dữ liệu đa nguồn như thông tin thanh toán, quy mô và diện tích cửa hàng, dữ liệu xuất - nhập - tồn kho, số lượng lao động cũng như thông tin về khai và nộp thuế của người mua hàng hóa, dịch vụ.

Trên cơ sở liên thông liên thông và truy vết dữ liệu theo thời gian thực, cơ quan thuế có thể xác định chính xác các trường hợp xuất hóa đơn không phù hợp, không xuất hoá đơn hoặc xuất sai thời điểm. Khi phát hiện người nộp thuế có dấu hiệu vi phạm, cơ quan thuế sẽ triển khai các nghiệp vụ để làm rõ vi phạm và xác định số lượng hoá đơn vi phạm làm căn cứ xử phạt. Điều này cho thấy trong bối cảnh quản lý thuế dựa trên dữ liệu, việc né xuất hoá đơn ngày càng khó qua mặt cơ quan quản lý.

Đối với các mô hình kinh doanh trên nền tảng số và thương mại điện tử, nơi giao dịch phát sinh trên nhiều kênh khác nhau, Ths Nguyễn Thị Thương cho biết doanh nghiệp phải có nhận thức tuân thủ một cách nghiêm ngặt trong quá trình bán hàng và kinh doanh để tránh các rủi ro về thuế.

Bởi lẽ, hành vi vi phạm về hóa đơn, đặc biệt là không xuất hóa đơn khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ là hành vi vi phạm nghiêm trọng, khi giá trị số thuế trốn từ 100 triệu đồng trở lên hoặc rơi vào các trường hợp tái phạm thì có thể bị xử lý hình sự đối với hành vi trốn thuế theo quy định tại Điều 200 BLHS, chứ không chỉ dừng lại ở xử lý hành chính.

Chuẩn hóa quy trình để tránh dồn vi phạm khi thanh tra

Khi doanh nghiệp đã xác định tuân thủ tuyệt đối việc xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ thì doanh nghiệp cần rà soát để xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu tập trung, bảo đảm mọi giao dịch phát sinh trên sàn, website, mạng xã hội và kênh thanh toán đều được ghi nhận, đối soát và lập hóa đơn kịp thời.

"Việc doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý bán hàng hiệu quả, tích hợp đồng bộ giữa nền tảng bán hàng, hệ thống thanh toán và phần mềm hóa đơn điện tử, kèm theo cơ chế kiểm soát theo thời gian thực và rà soát định kỳ, sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng sót hóa đơn, tránh để cơ quan thuế xác định số lượng lớn vi phạm dồn vào cùng một kỳ kiểm tra” - ThS Thương nói.

Trong thực tiễn nghiên cứu và tư vấn nghĩa vụ thuế, ThS Thương cho rằng doanh nghiệp thường mắc các lỗi về hóa đơn một cách vô ý như: không lập hóa đơn ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch (do thiếu nhân viên kế toán, nhân viên thu ngân hết giờ làm); chỉ lập hóa đơn khi khách hàng yêu cầu; hoặc một số doanh nghiệp tách rời hệ thống bán hàng, thanh toán và hóa đơn điện tử dẫn đến do quá trình quản lý không chặt chẽ dẫn đến bỏ sót các đơn hàng không xuất hóa đơn đúng quy định.

Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa thời điểm thu tiền và thời điểm phải lập hóa đơn, dẫn đến không lập hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp nhưng chưa thu được tiền từ khách hàng. Ví dụ, đơn hàng bán qua sàn thương mại điện tử, bán qua nền tảng mạng xã hội nhưng chưa được sàn thanh toán giá trị đơn hàng theo quy chế chung của sàn, hoặc chưa được bên thu hộ trả tiền thu hộ nên bên bán chưa xuất hóa đơn - mặc dù theo đúng quy định phải xuất hóa đơn ngay khi bán hàng hóa, dịch vụ không phân biệt là đã thu được tiền hay chưa.

Để tránh bị xác định là “không lập hóa đơn” trong kỳ kiểm tra, các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp có quy mô bán hàng và số lượng doanh thu lớn, cần chuẩn hóa ngay quy trình bán hàng - lập hóa đơn theo hướng tự động hóa, bảo đảm mỗi giao dịch phát sinh nghĩa vụ thuế đều được ghi nhận và lập hóa đơn đúng thời điểm bán hàng, cung cấp dịch vụ, có dữ liệu đối soát đầy đủ giữa phần mềm bán hàng, máy tính tiền, nền tảng số và hệ thống hóa đơn điện tử.

“Việc rà soát lại toàn bộ quy trình bán hàng, xuất hóa đơn, đảm bảo sự đồng bộ, chính xác về cả số liệu, giá trị và thời điểm là điều hết sức cần thiết khi các quy trình quản lý thuế ngày càng được siết chặt, tăng mức xử phạt và tự động hóa dữ liệu” - Ths Thương nói.

Một sai sót hóa đơn có thể “ăn mòn” lợi nhuận doanh nghiệp

Theo TS Ngô Minh Hải, Phó Hiệu trưởng Trường Đại học Kinh tế và Tài chính TP.HCM (UEF), Nghị định 310/2025 đã tạo ra sự thay đổi căn bản trong cơ chế xử phạt vi phạm về hóa đơn khi chuyển từ phạt theo từng hành vi riêng lẻ sang phạt lũy tiến theo số lượng hóa đơn vi phạm. Với các lĩnh vực có tần suất giao dịch cao như bán lẻ, dịch vụ ăn uống (F&B), chỉ một sai sót mang tính hệ thống nhưng lặp đi lặp lại cũng có thể đẩy mức xử phạt lên hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu đồng, đủ sức “ăn mòn” toàn bộ lợi nhuận của doanh nghiệp.

Từ góc độ chính sách, quy định mới thể hiện rõ định hướng siết chặt kỷ cương thuế thông qua việc đánh mạnh vào hành vi vi phạm có tính kéo dài và lặp lại, thay vì chỉ xử lý từng lỗi đơn lẻ. Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp không còn nhiều dư địa để coi vi phạm hoá đơn như một chi phí rủi ro có thể chấp nhận, mà buộc phải thay đổi tư duy quản trị; xem tuân thủ quy định về hóa đơn là điều kiện tiên quyết để tồn tại và phát triển.

Ở góc độ tối ưu chi phí vận hành, giải pháp cốt lỗi nằm ở tự động hóa thay vì tăng nhân sự. Việc tuyển thêm kế toán để nhập liệu thủ công không chỉ làm tăng chi phí lương mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót. Ngược lại, đầu tư hệ thống bán hàng (POS) tích hợp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền vừa giúp giảm lỗi, vừa có chi phí chỉ vài trăm nghìn đồng mỗi tháng - thấp hơn rất nhiều so với cái giá phải trả cho một biên bản xử phạt vi phạm hành chính.

TS Ngô Minh Hải cũng lưu ý doanh nghiệp cần đặc biệt cảnh giác với các giao dịch không phát sinh doanh thu như hàng biếu tặng, khuyến mại, tiêu dùng nội bộ. Nếu bỏ sót việc xuất hóa đơn cho những giao dịch này, mức xử phạt vẫn rất nặng. Đồng thời, quy định mới mở ra cơ chế tự nguyện khắc phục, theo đó doanh nghiệp nếu chủ động phát hiện sai sót và kê khai bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra sẽ được miễn trách nhiệm xử phạt hành chính.

Đối với doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh còn ghi chép sổ sách thủ công, TS Hải cho rằng việc đầu tư phần mềm liên thông với cơ quan thuế, tự động hóa giao dịch và quyết toán sẽ hiệu quả hơn nhiều so với duy trì sử dụng nhân sự nhập liệu.

“Mục tiêu cốt lõi của quy định mới là ngăn chặn các hành vi xuất khống, không xuất hóa đơn và tăng nặng khi có yếu tố cố tình, lặp lại nhiều lần. Với những doanh nghiệp lớn từng áp dụng ‘hai sổ’ và chấp nhận nộp phạt, cách làm này cũng không còn khả thi, bởi chi phí vi phạm sẽ cao hơn rất nhiều so với việc tuân thủ pháp luật và đầu tư công nghệ ngay từ đầu” - TS Ngô Minh Hải nói.