'Văn phòng số' giúp doanh nghiệp vực dậy và phát triển bền vững trong thời đại số

Hiện nay, chuyển đổi số là một phần không thể thiếu của quá trình tái cơ cấu doanh nghiệp. Cả "tái cơ cấu" và "chuyển đổi số" đều là những quy trình cần thiết nhằm thích ứng với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh hiện tại. Việc áp dụng công nghệ thông tin và số hóa là điều cần thiết để tối ưu hóa quy trình kinh doanh mới, nâng cao khả năng tương tác với khách hàng, đồng thời tăng cường quản lý thông tin và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên.

Theo báo cáo của Tổng cục Thống kê, trong tháng 6/2023, số doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có thời hạn là 60.200 doanh nghiệp, tăng 18,2% so với cùng kỳ năm trước. Trong khi đó, 31.000 doanh nghiệp ngừng hoạt động chờ làm thủ tục giải thể (tăng 28,9%) và 8.800 doanh nghiệp hoàn tất thủ tục giải thể (tăng 2,8%). Như vậy, sau nửa đầu năm 2023, đã có 100.000 doanh nghiệp đóng cửa, trung bình có 16.700 doanh nghiệp đóng cửa mỗi tháng. Điều này cho thấy, các doanh nghiệp trong nước đang "điêu đứng" bởi việc thắt chặt chi phí và thay đổi về nhân sự.

Chia sẻ tại hội thảo "Giải pháp văn phòng số - Chiến lược tái cơ cấu và xây dựng năng lực thích ứng linh hoạt” cách đây ít ngày, ông Alexander Evchenko, CEO của 1C Việt Nam cho rằng điều quan trọng nhất trước khi doanh nghiệp ứng dụng chuyển đổi số, tự động hóa các quy trình là doanh nghiệp cần phải tối ưu các hoạt động của doanh nghiệp đó, vì nếu tự động hóa sự hỗn loạn sẽ dẫn đến phản ứng dây chuyền của mọi sự hỗn loạn.

CEO của 1C Việt Nam cho biết những cản trở của doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số là lãnh đạo quá phụ thuộc vào bộ phận IT, trong khi chính họ phải là người chủ động dẫn dắt quá trình này. Chưa hết, doanh nghiệp chưa có sự tích hợp hiệu quả giữa các giải pháp số hóa và việc chuyển đổi số cần phải song hành với phương thức số hóa. Vì vậy, cần đảm bảo các hoạt động tối ưu hoá từ nội bộ trước nhằm áp dụng công nghệ để tự động hóa công việc.

Do đó, để tối ưu hoá nội bộ, doanh nghiệp cần đánh giá lại toàn bộ quá trình vận hành, từ đó tìm ra phương án hợp lý nhằm thích nghi với bối cảnh mới, việc xem xét và thay đổi bộ máy trong doanh nghiệp - hay còn gọi là “tái cơ cấu doanh nghiệp”, đây là khái niệm đang được ưu tiên hàng đầu để tạo ra sức tăng trưởng bền vững.

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, để vận hành hiệu quả, thấu hiểu sản phẩm và khách hàng, trước tiên có thể thử nghiệm các công nghệ phổ biến hoặc các công cụ chuyên dụng quy mô nhỏ như 1C:Company Management (giải pháp quản trị tổng thể) để có được những đánh giá sâu và hiểu biết sâu sắc hơn về khách hàng, trước khi áp dụng các công nghệ phức tạp hơn trên quy mô lớn hơn.

“Giải pháp văn phòng số sẽ nâng cao năng suất làm việc, giảm thiểu thời gian và chi phí so với hoạt động của các văn phòng truyền thống. Giải pháp này là sự kết hợp giữa việc ‘lưu trữ và quản trị dữ liệu tập trung’ và ‘quản lý quy trình công việc’ - hai điều quan trọng nhất trong quản trị doanh nghiệp, giúp công ty có một quy trình hoàn thiện, hoạt động, điều phối trơn tru”, đại diện công ty 1C Việt Nam chia sẻ.

Cùng chung quan điểm , ông Tăng Văn Khánh, Tổng giám đốc công ty tư vấn quản lý OCD, cho biết trong thời điểm kinh tế gặp nhiều biến động, các doanh nghiệp phải tập trung mạnh mẽ hơn vào yếu tố nội lực, cải thiện bộ máy quản trị và vận hành, nhằm phát huy năng lực từ bên trong, tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh. Do đó, doanh nghiệp cần có một phương án chuyển đổi hợp lý, phù hợp với tình hình tài chính của công ty cũng như nhu cầu phát triển của thị trường.

Ông Khánh cho rằng việc xem xét tái cơ cấu doanh nghiệp được xem là ưu tiên hàng đầu cho bất cứ tổ chức nào muốn tạo ra tăng trưởng bền vững.

“Tái cơ cấu và chuyển đổi số đều là những quy trình cần thiết nhằm thích ứng với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh hiện tại. Việc áp dụng công nghệ thông tin và số hóa là điều cần thiết để tối ưu hóa quy trình kinh doanh mới, nâng cao khả năng tương tác với khách hàng, đồng thời tăng cường quản lý thông tin và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên”, ông Khánh cho hay.

Xem thêm: Giải pháp giúp báo cáo tài chính hợp nhất không còn là ‘ác mộng’